Polityka wyjaśnia, jakie dane przetwarzamy, gdy korzystasz z agenta BEEP AI (beepai.pl) do wyszukiwania, rezerwowania i zarządzania wynajmem samochodu. Uzupełnia Notę o prywatności kanału agentów AI oraz Politykę prywatności BEEP.
1. Kto odpowiada za dane
- Administratorem danych jest BEEP Rent Sp. z o.o., ul. 1 Maja 27/34, 58-500 Jelenia Góra, e-mail biuro@beep.rent.
- Odpowiedzi generuje model językowy udostępniany przez dostawcę infrastruktury AI, który przetwarza treść rozmowy wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi, na nasze zlecenie.
- Wypożyczalnia, u której rezerwujesz pojazd, otrzymuje dane potrzebne do wykonania umowy najmu i jest ich odrębnym administratorem.
2. Jakie dane przetwarzamy
- Treść rozmowy: wiadomości, które wpisujesz. Historia rozmowy jest zapisywana tylko w Twojej przeglądarce (pamięć lokalna) — usuniesz ją przyciskiem „Nowa rozmowa” lub czyszcząc dane przeglądarki.
- Wyszukiwanie i oferty: miejsce i termin odbioru i zwrotu, wiek i staż kierowcy, wybrane opcje. Nie wymagają podania danych osobowych.
- Rezerwacja: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie dane do faktury i uwagi, zgody na regulaminy. Nie zbieramy numeru prawa jazdy ani dokumentu tożsamości.
- Potwierdzenie i zarządzanie: jednorazowe kody wysyłane SMS-em lub e-mailem (przechowujemy tylko ich skrót), numer rezerwacji.
- Dane techniczne: adres IP, identyfikator wywołania, nazwa narzędzia, wynik i czas wykonania. Argumenty wywołań zapisujemy z zamaskowanymi danymi osobowymi.
- BEEP AI nigdy nie przyjmuje danych karty płatniczej — nie podawaj ich w rozmowie.
3. Cele i podstawy
- Prowadzenie rozmowy, przygotowanie i wykonanie rezerwacji oraz umowy najmu, obsługa anulowania i przedłużenia — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, limity wywołań, rozliczenia w Programie Partnerskim i statystyka — prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Obowiązki księgowe i podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Marketing — wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać.
4. Odbiorcy
Wypożyczalnia realizująca najem; operator płatności Viva Wallet (gdy rezerwacja wymaga zaliczki); dostawcy wysyłki SMS i e-mail; dostawcy hostingu, infrastruktury i modelu językowego.
5. Jak długo przechowujemy dane
- Historia rozmowy — w Twojej przeglądarce, do czasu jej usunięcia.
- Dane rezerwacji i umowy najmu — przez czas wykonania umowy, a następnie tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe i rachunkowe lub jak mogą być potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Zapisy wywołań i dane techniczne — tak długo, jak są potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa, wyjaśniania zgłoszeń i reklamacji, rozliczeń oraz statystyki.
- Marketing — do czasu wycofania zgody.
6. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W sprawach danych pisz na biuro@beep.rent, w sprawach agenta — na agents@beep.rent.
7. Zmiany
O zmianach polityki informujemy na tej stronie, podając datę nowej wersji.